E-mel: Definisi dan Kelebihan

Assalamualaikum Dan Salam Sejahtera.

Penulisan E-mel

Emel sudah menjadi satu bentuk komunikasi yang penting kini dan mula diterima untuk urusan rasmi, walaupun masih memerlukan penggunaan surat menyurat. pelbagai kelebihan yang dimiliki menyebabkan ramai pengguna enggan menafikan kepentingannya, malah menjadi pilihan utama dalam semua urusan.

Persoalannya, mahirkah anda menulis emel? Tahukah anda etika dan tatacara menulis email? Adakah anda sudah mengenalpasti beberapa perkara yang perlu dielakkan semasa menulis emel? Entri kali ini akan membicarakan tentang penulisan emel terutama emel yang bersifat rasmi.

Definisi E-mel

E-mel adalah kependekan daripada Elektronik Mel atau Surat elektronik yang menghantar maklumat dan fail melalui rangkaian komputer.  Mel elektronik (singkatan e-mel, sinonim surat elektronik, mel komputer) ialah satu kaedah mengarang, menghantar, menyimpan dan menerima masej melalui sistem komunikasi elektronik. ia merupakan satu kaedah komunikasi eksekutif yang efektif dalam era globalisasi.

Berikut adalah beberapa definisi emel;

Columbia University Press:

The electronic transmission of messages, letters, and documents. It is commonly thought of, however, in terms of computer-based message systems where the electronic text file that is received can be edited, replied to, excerpted, or even pasted into another electronic document that can be used or manipulated by a word processor, desktop publishing system, or other computer programs.

Britannica Encyclopedia:

Messages and other data exchanged between individuals using computers in a network. An e-mail system allows computer users to send text, graphics, and sometimes sounds and animated images to other users

American heritage Dictionaries:

 A system for sending and receiving messages electronically over a computer network, as between

McGrawHill Profesional:

Historically, electronic mail (or e-mail) referred to any of a number of technologies that allowed people to send documents to one another through electronic means

TechWeb Encyclopedia:

The transmission of text messages and optional file attachments overa network. Within an enterprise, users can send mail to single recepient or broadcast it to multiple user.

Menurut JPA:

Mel elektronik atau e-mel adalah merupakan aplikasi yang membolehkan pengguna berkomunikasi antara satu dengan lain dalam bentuk mesej elektronik. Aplikasi e-mel ini digunakan secara meluas dan membenarkan komunikasi lebih daripada dua hala dengan cara yang pantas dan lebih sesuai untuk penulisan yang ringkas.

Berdasarkan beberapa definisi yang dikemukakan di atas, jadi, apa sebenarnya E-mel?

E-mel merupakan satu bentuk surat elektronik yang menggunakan pelbagai aplikasi yang digunakan untuk menghantar, menyimpan dan menerima masej melalui sistem komunikasi elektronik. Surat berasaskan penggunaan sistem komputer  ini boleh dihantar atau diterima fail-fail yang  mengandungi teks, grafik, animasi, audio, video dan sebagainya. Fail atau kandungan yang disertakan dalam e-mel ini juga boleh disimpan, diubahsuai, ditukar formatnya dengan menggunakan pelbagai bentuk program komputer. Pertukaran fail ini dilakukan melalui rangkaian (network)

Apa kelebihan E-mel sehingga menjadikan aplikasi ini menjadi pilihan ramai pengguna dalam urusan rasmi dan tidak rasmi mereka?

Terdapat banyak kelebihan emel yang boleh dimanfaatkan oleh pengguna. secara kasar, berikut antara kelebihan yang tidak mampu disangkal lagi iaitu;

•         PANTAS:   semua urusan yang melibatkan penggunaan e-mel dapat dilakukan dengan  lebih pantas. Hanya dengan klik pada butang “send”, emel mampu dihantar atau diterima sekiranya terdapat talian internet yang stabil walaupun jarak antara pengirim dan penerima emel beratus kilometer jauhnya. Sekiranya menggunakan perkhidmatan surat menyurat secara tradisi, jarak akan menentukan berapa lama masa diperlukan untuk penerima menerima surat berkenaan. Contohnya, penerima surat yang tinggal di Alaska mungkin akan menerima surat kiriman anda dalam masa sebulan, penerima di London akan menerima kiriman anda dalam masa seminggu, manakala penerima yang tinggal di Lembah Klang mungkin hanya memerlukan masa sehari sahaja untuk menerima surat anda. Sekiranya menggunakan emel, penerima mampu menerima emel anda dalam masa beberapa detik sahaja atau beberapa jam sekiranya terdapat gangguan talian internet.

•         EKONOMI: menilai dari sudut ekonomi, penggunaan emel hanya menggunakan kos yang rendah dan murah. pengguna hanya perlu mengeluarkan kos untuk mendapat talian internet sahaja sekiranya menggunakan emel yang ditawarkan secara percuma seperti yahoo, gmail, hotmail dan sebagainya. Sekiranya pengguna menggunakan akaun emel yang berbayar, kos berkenaan hanyalah untuk membayar host emel tersebut dan talian internet. Sekiranya menggunakan perkhidmatan surat menyurat secara tradisi, jarak dan berat kandungan surat anda akan menentukan berapa bayaran dikenakan untuk menampung kos. Contohnya, surat menyurat biasa yang beratnya 0.01g yang dihantar kepada penerima di Perlis memerlukan stem berharga RM0.50 dengan kaedah pos biasa, sementara penggunaan Pos Ekspress memerlukan RM3. Lebih berat kandungan surat, dan lebih jauh jarak penerima surat berkenaan, maka kosnya juga turut bertambah.

•       CEKAP: Penggunaan emel membolehkan pengirim membuat kepilan pelbagai bentuk fail iringan dalam kapasiti tertentu. pengguna juga boleh menghantar emel berkenaan secara serentak kepada ramai penerima.

•         KESELAMATAN: pengguna emel mempunyai kata laluan yang tersendiri membolehkan emel tersebut hanya dibaca oleh penerima yang ada kata laluan yang sah sahaja. pemilihan kata laluan perlu menepati ciri-ciri kata laluan yang baik bagi mengelakkan emel tersebut diceroboh oleh golongan yang tidak bertanggungjawab.

•      MULTIMEDIA: emel boleh membuat pelbagai jenis kepilan fail iringan yang lain dalam pelbagai bentuk seperti grafik, teks, audio, video dan sebagainya. Ini memberi kemudahan kepada pengguna untuk mengirim, berkongsi dan menyebarkan maklumat yang diingini secara lebih meluas.

Terdapat banyak kelebihan lain yang disediakan emel. pengguna juga boleh menggunakan pelbagai aplikasi yang sentiasa ditambahbaik pihak penyedia kemudahan. Yahoo mail dan gmail umpamanya, menyediakan aplikasi chat di dalam emel mereka bagi memudahkan komunikasi penggunanya tanpa perlu berpindah ke aplikasi sembang di laman bual (chat room). ini memudahkan pengguna emel berkomunikasi dengan kenalan mereka, pada masa yang sama masih lagi boleh menggunakan aplikasi lain dalam emel.

Cukup dahulu setakat ini untuk entri kali ini, saya akan cuba menulis tentang garis panduan penulisan emel dan beberapa tips menulis emel dalam entri yang lain. Harapnya, anda sabar menanti entri seterusnya.