Menulis Mel Elektronik (E-mel)

Mel Elektronik sudahpun dimasyarakatkan di Malaysia. Boleh dikatakan ramai rakyat Malaysia (mohon maaf, saya tidak sempat untuk dapatkan data terkini statistic pengguna e-mel di Malaysia) sudah tahu kepentingan e-mel pada zaman siber ini berbanding tahun-tahun awal kemunculannya. Walaupun begitu, masih ramai yang tidak begitu prihatin tentang penggunaannya yang sedikit berbeza apabila melibatkan urusan rasmi dan tidak rasmi.

Penulisan E-mel dalam urusan seharian akan/telah dikuliahkan. Maklumat berikut akan melengkapkan lagi kefahaman anda tentang mel elektronik. Maklumat ini saya perolehi dari Bahagian Teknologi Maklumat, Unit Penyelarasan Pelaksanaan, JABATAN PERDANA MENTERI. 1999.

ETIKA PENGGUNAAN E-MAIL DAN INTERNET

UNIT PENYELARASAN PELAKSANAAN

TUJUAN
Tujuan Panduan ini adalah untuk memastikan pengguna-pengguna dapat menggunakan kemudahan ini dengan lebih berkesan dan penggunaanya tidak memberi impak negatif kepada capaian sistem-sistem aplikasi lain yang beroperasi di dalam jaringan UPPNet. Cara penggunaan yang betul dan memilih masa penggunaan yang sesuai adalah dua elemen penting yang mempengaruhi keupayaan jaringan UPPNet bagi memberi perkhidmatan yang optimum.

LATARBELAKANG
Penggunaan E-mel dan internet dalam sektor awam telah meningkat dengan pesatnya. Pada masa ini, hampir ke semua agensi di sektor awam telah dilengkapi dengan kemudahan ini. Kesan positif ini turut mereformasi cara agensi-agensi Kerajaan berkomunikasi dan bertukar-tukar maklumat. Penggunaan ini telah mewujudkan satu dimensi baru dalam era perkhidmatan awam terutamanya dalam memberi perkhidmatan kepada pelanggan.

Walau bagaimanapun, penggunaan yang tidak terkawal akan membawa kepada kesan negatif yang akan memudharatkan bukan sahaja kepada jabatan bahkan kepada masyarakat dan negara. Ini adalah kerana capaian kepada internet dan penghantaran e-mel adalah terlalu mudah dan cepat, yang mana menyebabkan perkara-perkara yang tidak mungkin dilakukan sebelum ini, dapat dilakukan tanpa batas dan tanpa sempadan. Sebagai langkah berwaspada, dengan itu, pengguna-pengguna mestilah mengambil langkah bijaksana dengan membuat pertimbangan dan penilaian yang sewajarnya ke atas isi dan sumber ledakan maklumat ini.

UPP sendiri telah mengambil langkah initiatif dengan menyediakan kemudahan ini kepada hampir 500 penggunanya. Langkah pendedahan awal ini diharap dapat menyumbang kepada kejayaan pelaksanaan kerajaan elektronik yang menjadi mercu tanda kepada Koridor Raya Multimedia (MSC) dan kemunculan alaf baru. Kemudahan ini adalah merupakan salah satu daripada agenda pelan pengkomputeran UPP yang ingin mewujudkan warga UPP yang seratus peratus (100%) celek komputer. Sesungguhnya kemudahan ini telah banyak membantu pengguna kepada perolehan maklumat yang terkini dan membantu melicinkan jentera pentadbiran UPP.

Pelaksanaanya telah dilakukan secara berperingkat iaitu fasa pertama yang melibatkan pelaksanaan LAN Ibu Pejabat dan fasa kedua pula meliputi cawangancawangan diseluruh negara.

KAEDAH PENGGUNAAN APLIKASI E-MEL DAN INTERNET YANG BETUL

Akaun E-Mel

Akaun e-mel adalah bukan hak mutlak seseorang. Ia adalah kemudahan yang tertakluk kepada peraturan jabatan yang memberi akaun itu dan boleh ditarik balik jika penggunaanya melanggar peraturan.

Gunakan akaun atau alamat e-mel persendirian anda sahaja. Jangan sekali-kali menggunakan akaun milik orang lain atau akaun yang dikongsi bersama untuk mengemukakan pendapat persendirian. Anda juga tidak digalakkan menggunakan akaun yang didaftarkan secara percuma untuk penghantaran e-mel rasmi.

Rahsiakan nama pengenalan dan katalaluan anda dari pengetahuan orang lain. Pendedahan yang berlaku akan membolehkan orang lain menyalahgunakan kemudahan ini tanpa pengetahuan anda.

Anda adalah dilarang menggunakan cara-cara tertentu untuk menyamar sebagai penghantar e-mel yang sah. Hubungilah pentadbir e-mel (postmaster) dengan segera jika anda mengesan atau mengesyaki alamat e-mel anda telah disalahgunakan oleh orang lain atau berlakunya kes penyamaran alamat e-mel. Pentadbir e-mel akan mengambil langkah keselamatan dan pengesanan yang perlu untuk mendedahkan identiti penyamar dan memastikan kejadian itu tidak berulang.

Jika anda akan bercuti atau berkursus dalam jangkamasa waktu yang panjang dan bertukar tempat kerja, maklumkan kepada pentadbir e-mel dengan segera supaya kerja-kerja penyenggaraan e-mel dapat dilaksanakan.

Kotak Mel (Mail Box)

Kemudahan e-mel hendaklah digunakan secara aktif. Anda digalakkan membuka e-mel sebaik saja sampai ke pejabat atau sewaktu memulakan kerja pada waktu pagi. Lakukan pemeriksaan ke atas kotak mel dalam jangkamasa waktu yang sesuai (contohnya pada setiap jam) kerana ada
mel yang memerlukan anda membuat tindakan segera (contohnya menghadiri mesyuarat tergempar).

Anda harus menghadkan jumlah mel yang harus disimpan dalam kotak mel. Hapuskan mel yang difikirkan tidak perlu disimpan bagi tujuan mengurangkan penggunaan ruang storan pada mel server. Penyenggaraan mel adalah dibawah tanggungjawab setiap pengguna. Jika anda fikir mel itu akan dirujuk kemudian hari atau untuk dijadikan bahan bukti, buatlah salinan mel tersebut pada sumber storan komputer peribadi atau mencetaknya. Sekiranya berlaku masalah kekurangan storan mel server, pentadbir mel akan menghapuskan mel-mel pengguna yang lama disimpan dalam server tanpa memberitahu pengguna terlebih dahulu.

Anda hendaklah sentiasa mengimbas fail dalam kotak mel dengan perisian anti-virus. Berwaspadalah kerana e-mel adalah cara paling mudah untuk menghantar virus dari sebuah komputer ke komputer yang lain. Anda juga hendaklah mempastikan fail yang akan dihantar melalui lampiran (attachment) bebas dari virus. Jika tidak, dengan cara tidak sengaja anda mungkin telah menyebabkan virus itu merebak dengan meluas dan merumitkan langkah-langkah pembaikan.

E-mel juga mungkin terdedah kepada pencerobohan atau dicapai oleh penceroboh (hackers). Berwaspadalah ketika menghantar atau menyimpan mel dalam kotak mel. E-mel seboleh-bolehnya tidak mengandungi maklumat rahsia yang boleh disalahgunakan untuk merosakkan anda, organisasi atau negara anda. E-mel yang sedemikian atau berbentuk peribadi sayugianya dipindahkan ke tempat yang lebih selamat dan tidak disyaki. Jangan tulis sesuatu di dalam kandungan mel sepertimana anda tidak mahu menulis sesuatu yang berbentuk rahsia dan peribadi di atas poskad.

Amalkan penggunaan buku alamat (address book) untuk menyimpan alamat-alamat e-mel yang akan digunakan kemudian nanti.

Menyedia Dan Mengedit Mel

Berilah tumpuan kepada sesuatu perkara bagi setiap mel. Pastikan tajuk (subject) dan kandungan mel menyentuh perkara yang sama. Mel yang bertajuk akan memudahkan penerima menentukan keutamaan ke atas mel-mel yang masuk ke dalam kotak melnya.

Tulislah mel seperti anda menulis secara biasa dengan gabungan teks dalam huruf kecil dan huruf besar di tempat-tempat yang sesuai. Kandungan mel dalam huruf besar akan dianggap sebagai mesej berbentuk amaran.

Gunakan butang Tab pada papan kekunci untuk menyusun kandungan mel supaya kelihatan lebih teratur dan mudah dibaca. Jangan gunakan butang space bar pada papan kekunci untuk tujuan itu.

Amalkan penggunaan bahasa yang betul dan sopan. Tulislah kandungan mel sependek atau seringkas yang mungkin. Jika anda terpaksa menghantar mel yang panjang (melebihi 100 baris), sila gunakan attachment . Seboleh-bolehnya hadkan panjang satu baris kepada tidak lebih dari 60 huruf. Kemungkinan teks anda akan hilang atau pengguna akan menghadapi masalah untuk membacanya apabila saiz baris lebih dari itu. Tidak semua perisian e-mel mempunyai ciri-ciri yang sama.

Gunakan ruang tandatangan (signature) bagi membolehkan penerima mendapat maklumat asas mengenai diri anda, yang mengandungi maklumat nama, jawatan, alamat tempat kerja dan alamat e-mel dan yang terbaik adalah tidak melebihi 4 baris.

Jika anda ingin memberi penekanan kepada sesuatu perkataan atau isi kandungan tertentu, gunakan tanda * (asterisk) di permulaan dan di penghujung perkataan atau isi kandungan tersebut (contohnya * isu *).

Amalkan penggunaan fail lampiran `attachment file’ semasa penyediaan mel jika kandungan maklumat itu telah disimpan sebelum ini, seperti melampirkan fail minit mesyuarat yang disimpan dalam format Microsoft Word. Walau bagaimanapun pastikan saiz fail itu tidak terlalu besar (tidak melebihi 1MB) untuk mengelakkan beban rangkaian semasa penghantaran mel itu. Jika saiz fail itu terlampau besar, pecahkan fail itu kepada fail-fail yang bersaiz kecil dan buatlah penghantaran secara berasingan.

Nyatakan dengan jelas sebarang rujukan atau sumber jika ia melibatkan aspek hakcipta dan lesen.

Buang kandungan mel yang asal jika anda hanya ingin menjawab mel (reply) dengan hanya mengatakan anda bersetuju tanpa mengutarakan sebarang komen. Edit kandungan mel yang diterima dengan seringkasringkas mungkin dengan memberi fokus kepada perkara-perkara yang perlu dirujuk sahaja ketika menjawab.

Menghantar E-Mel

Bertindaklah secara bijak, profesional dan berhati-hati apabila menyuarakan sesuatu menerusi media e-mel dan internet. Ingat, menghantar e-mel adalah tersangat mudah dan anda mungkin menghantarnya tanpa disedari.

Ingatlah akan undang-undang yang berkuatkuasa di Malaysia yang boleh dikaitkan dengan penyalahgunaan rangkaian internet. Elakkan dari melibatkan diri dari menggunakan kemudahan ini untuk tujuan menghasut, menfitnah, menghantar berita palsu, menerbit semula hakcipta atau aktiviti-aktiviti lain yang ditegah oleh undang-undang siber.

Jangan libatkan diri anda dalam aktiviti penghantaran mel sampah (flaming), mel bom (mail bombing) dan mel spam. Mel sampah adalah mel yang tidak berkaitan yang dihantar kepada seseorang dan mel bom adalah penghantaran mel secara bertalu-talu (looping) yang menyebabkan penerima mengalami masalah. Anda mungkin boleh disabitkan jika melakukan kesalahan ini. Manakala mel spam adalah mel yang dihantar oleh penghantar yang tidak diketahui seperti menerima mel daripada seorang jurujual yang cuba menjual produknya melalui mel.

Pastikan dengan betul alamat e-mel yang hendak dihantar. Satu alamat e-mel boleh mewakili satu individu atau mewakili satu kumpulan individu.

Salinan kepada (cc) boleh digunakan apabila mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain. Elakkan dari menggunakan bcc (blind cc) kerana seolah-olah anda ingin menyembunyikan sesuatu atau anda mempunyai agenda tertentu. Bcc adalah mel yang disalinkan kepada seseorang, tanpa diketahui mel tersebut juga dihantar (to) atau disalinkan (cc) kepada orang lain.

Semasa menjawab atau membalas mel, gunakan arahan reply untuk menjawab kepada penghantar sahaja (from) dan gunakan arahan reply all untuk menjawab kepada penghantar dan individu lain yang terdapat dalam ruangan salinan kepada (cc).

Jika anda ingin memanjangkan mel yang diterima kepada individu lain, gunakan arahan forward tanpa mengedit kandungan mel asal. Jika anda ingin membuat komen peribadi, anda boleh masukkan komen itu di sebelah atas kandungan mel asal.

Jika anda mendapat maklumbalas (mesej) bahawa mel tidak berjaya dihantar kerana kesalahan-kesalahan tertentu, anda boleh membuat pilihan sama ada untuk mengedit dan menghantar semula atau membuang sahaja mel tersebut. Kesalahan yang sering dilakukan ialah
menghantar e-mel kepada alamat e-mel yang salah.

Menjadi Ahli Dalam Senarai Mel (Mailing List) atau Kumpulan Perbincangan
(Discussion Group)

Pilihlah kumpulan perbincangan atau senarai mel yang sesuai dan sihat untuk berkomunikasi. Misalnya rangkaian profesional (keilmuan) digunakan untuk tujuan perbincangan profesional dan bukannya untuk tujuan menjual perkhidmatan atau menjual barangan.

Jangan daftarkan diri anda dalam senarai mel tertentu yang menyebabkan anda menerima sejumlah mel yang banyak pada setiap hari yang mana anda sendiri tidak berupaya membacanya. Jika berlaku demikian, hubungi pentadbir e-mel senarai mel tersebut untuk mengeluarkan alamat e-mel anda.

Apabila anda menjadi ahli dalam sesuatu kumpulan perbincangan, pastikan anda menjadi pemerhati untuk beberapa hari pertama. Lihat dan perhati perkara-perkara yang dibincangkan. Apabila anda sudah berpuashati dan berupaya menyumbang kepada sesi perbincangan, maka anda bolehlah mula mengambil bahagian.

Ingat bahawa tidak semua ahli dalam kumpulan perbincangan mempunyai kepakaran, pendekatan dan pendapat yang sama. Oleh yang demikian, gunakan sumber rujukan untuk menerangkan sesuatu yang pada anggapan anda sukar difahami atau sukar diterima oleh ahli lain.

Apabila seseorang menawarkan sesuatu perkhidmatan atau memohon nasihat, jawablah dengan tertib dan jujur. Mel komen peribadi hendaklah dihantar kepada penerimanya sahaja dan tidak harus dihantar atau disalin kepada senarai mel atau kumpulan perbincangan.

Buatlah pertanyaan atau komen yang berkaitan dengan kumpulan itu sahaja. Jika ada ahli yang menimbulkannya seperti menghantar maklumat yang tidak wajar, jawablah dengan tertib dan elakkan dari pertelagahan.

INTERNET

Melayari World Wide Web (www)

Pilihlah masa lawatan yang sesuai iaitu masa di luar waktu beban puncak untuk memastikan anda mendapat maklumat dengan cepat tanpa membazir masa dan kos semasa capaian. Masa penggunaan yang dicadangkan adalah dari jam sebelum 8.15 pagi, 1.15 petang hingga 2.15
petang dan selepas 5.15 petang.

Kebanyakan laman merekodkan pelawat yang melawat lamannya. Berwaspadalah apabila berkunjung ke sesuatu laman terutamanya yang dilarang atau yang boleh menjejaskan maruah anda, organisasi dan negara anda. Maklumat anda yang mereka perolehi mungkin akan digunakan untuk tujuan tertentu.

Browse atau carilah meklumat menerusi WWW yang berkaitan dengan tugas anda sebagai penjawat awam. Bertindaklah sebijak mungkin di dalam membuat carian (searching) dengan mengkhususkan bahan atau perkara yang diingini dan memilih search engine yang popular agar carian itu dapat dilakukan dengan lebih efisyen dan mendapat tindak balas yang lebih cepat.

Sebagai penjawat awam, anda juga dilarang daripada melawat laman-laman yang memuatkan maklumat anti kerajaan atau subversif yang bertentangan dengan undang-undang negara dan lebih merbahaya lagi jika anda sendiri menjadi ejen penghantar maklumat yang berunsur fitnah yang boleh mengganggu-gugat ketenteraman negara dan proses keadilan yang diterima pakai. Dalam hal ini Surat Edaran yang bertajuk Panduan Kepada Ketua-Ketua Jabatan Mengenai Penglibatan Pegawai Kerajaan dalam Gerakan Reformasi adalah berkaitan (Ruj. UPP(S)TT.271 Jilid 8(23) bertarikh 14 Oktober 1998 – Lampiran 3). Peraturan ini adalah tertakluk kepada peraturan-peraturan (pekeliling/surat edaran) yang akan dikeluarkan dari masa ke semasa.

Amalkan membuat penanda (bookmark) pada laman yang baik untuk rujukan kemudian hari. Penanda ini akan dapat mengelakkan anda daripada membuat searching yang berulang-ulang kali dengan membuang masa dan memudharatkan laluan rangkaian.

Cetaklah dokumen yang difikirkan akan digunakan untuk tujuan rujukan. Elakkan dari membazirkan kertas dan masa dengan mencetak dokumen yang tidak relevan.

Proses Memindahkan Fail

Anda mungkin memindahkan fail ke komputer anda secara online daripada pelayan-pelayan web yang dilawati dengan menggunakan arahan File Transfer Protocol (FTP), Hyper Text Transfer Protocol (HITP) atau proses `downloading’ biasa. Setiap pembekal perkhidmatan yang
menawarkan kemudahan ini akan menetapkan peraturan atau syarat-syarat tertentu. Baca dan fahami akan tawaran atau syarat-syarat tersebut sebelum anda memulakan aktiviti itu.

Bertindaklah secara profesional kepada pengguna lain yang ingin mendapat maklumat dari pembekal yang sama. Hadkan masa capaian atau pemindahan dan tamatkan segera sambungan apabila sesi anda selesai untuk memberi peluang kepada pengguna lain.

Jika pembekal meminta supaya anda membekalkan maklumat anda sebelum perkhidmatan dapat diberikan atau disempurnakan, berilah maklumat yang betul supaya pembekal tersebut mendapat gambaran yang jelas akan maklumat pengguna yang menggunakan perkhidmatannya.

Pilihlah masa yang sesuai untuk memindahkan fail. Fail yang bersaiz besar (yang melebihi 1MB) wajar dipindahkan di luar waktu beban puncak. Waktu beban puncak bergantung kepada masa tindakbalas di tempat pengguna (rangkaian tempatan) dan masa di tempat pembekal jika ia dilawat oleh ramai pengguna.

Pastikan anda mempunyai ruang storan yang mencukupi sebelum melakukan aktiviti pemindahan data. Anda perlu meninggalkan sejumlah storan (40 MB) pada cakera keras (hard disk) untuk membolehkan sistem pengoperasian Windows 95/98 berjalan dengan lancar.

Adalah mejadi tanggungjawab pengguna untuk menyemak keperluan hakcipta dan mematuhi segala peraturan mengenainya.

Segala bentuk perjanjian perkhidmatan dan urusniaga elektronik (kad kredit) yang dilakukan adalah menjadi tanggungjawab pengguna. Jika anda terpaksa mendapatkan perkhidmatan melalui urusniaga elektronik, pastikan pembekal memproses permohonan itu dengan menggunakan pelayan selamat (secured server). Perkara ini amatlah penting untuk memastikan maklumat kad kredit anda tidak di curi (tampered) oleh penceroboh-penceroboh yang melakukan aktiviti pemalsuan urusniaga dengan kad kredit.

PENUTUP

Etika ini diharap dapat dipatuhi sepenuhnya oleh semua peringkat pengguna bagi mewujudkan masyarakat pengguna e-mel dan internet yang bertanggungjawab. Berbanggalah dengan kemudahan yang diberikan ini dan jadilah pengguna yang bijaksana demi untuk meningkatkan produktiviti jabatan secara keseluruhannya. Bertekadlah untuk meletakkan diri anda sebagai penjawat awam yang kompiten dan progresif demi mencapai cita-cita yang menjurus kepada perkhidmatan awam yang terunggul di dunia.

Setiap organisasi mempunyai etika dan tatacara tertentu tentang penggunaan e-mel. Berikut pula saya petik dari Surat pekeliling Am yang dikeluarkan Kerajaan negeri Johor pada 2001 berkaitan penggunaan E-mel.

SURAT PEKELILING AM KERAJAAN JOHOR BIL. 2/2001

PENINGKATAN PENGGUNAAN E-MEL BAGI TUJUAN RASMI KERAJAAN

TUJUAN

Surat Pekeliling Am ini adalah bertujuan untuk memaklumkan kepada semua kakitangan kerajaan akan arahan kerajaan supaya meningkatkan penggunaan e-mel dalam urusan kerajaan.

Semua kakitangan diminta menggunakan kemudahan e-mel bagi tujuan perhubungan, panggilan/jemputan ke mesyuarat, penghantaran memo dan minit mesyuarat.

Surat Pekeliling ini perlu dipatuhi oleh semua Jabatan/Agensi yang telah disambungkan ke rangkaian Prasarana Maklumat Johor (JII) iaitu semua Ibu Pejabat Bangunan Sultan Ibrahim, Pihak Berkuasa Tempatan, Pejabat Daerah dan Pejabat Tanah.

Bagi Jabatan/Agensi yang tidak bersambung ke rangkaian Prasarana Maklumat Johor (JII) tetapi mempunyai kemudahan internet, pematuhan arahan ini adalah sangat digalakkan. Ketua Jabatan berkenaan hendaklah memaklumkan kepada Pejabat SUK Johor alamat e-mel masing-masing.

Bagi Jabatan/Agensi yang masih belum mempunyai kemudahan e-mel, sambungan ke internet hendaaklah disegerakan.

Garis panduan dan etika bagi penggunaan e-mel juga disertakan bersama Surat Pekeliling ini.

LATAR BELAKANG

Kerajaan Negeri telah membangunkan Projek Prasarana Maklumat Johor pada tahun 1997. salah satu komponen dalam Fasa 1 Prasarana Maklumat Johor adalah pembangunan Rangkaian Maklumat Johor di mana system infrastruktur rangkaian komputer telah dibina antara Bangunan Sultan Ibrahim, Pihak Berkuasa Tempatan, Pejabat Daerah dan Pejabat Tanah.

Selain dari capaian ke internet, kemudahan yang telah disediakan dalam rangkaian tersebut adalah penggunaan e-mail. Walaupun kemudahan ini telah lama dilaksanakan, penggunaannya adalah kurang menggalakkan.

Sehubungan dengan itu, Kerajaan Negeri berharap agar penggunaan kemudahan e-mel ini dapat ditingkatkan agar segala perbelanjaan yang telah dikeluarkan untuk membina infrastruktur ini tidak sia-sia. Dengan menggunakan kemudahan ini diharap dapat menjimatkan masa, memudahkan perhubungan, mengurangkan tenaga kerja dalam soal penghantaran surat dan menjimatkan penggunaan kertas.

GARIS PANDUAN DAN ETIKA PENGGUNAAN E-MEL

AKAUN E-MEL

Akaun e-mel adalah bukan hak mutlak seseorang. Ia adalah kemudahan yang tertakluk kepada peraturan jabatan yang memberi akaun itu dan boleh ditarik balik jika penggunaannya melanggar peraturan.

Gunakan akaun atau alamat e-mel persendirian anda saja. Jangan sekali-kali menggunakan akaun milik orang lain atau akaun yang dikongsi bersama untuk mengemukakan pendapat persendirian. Anda juga tidak digalakkan menggunakan akaun yang didaftarkan secara percuma untuk penghantaran e-mel rasmi.

Rahsiakan nama pengenalan dan katalaluan anda dari pengetahuan orang lain. Pendedahan yang berlaku akan membolehkan orang lain menyalahgunakan kemudahan ini tanpa pengetahuan anda.

MENYENGGARA KOTAK MEL (MAIL BOX)

Kandungan dan penyelenggaraan kotak mel pada komputer peribadi masing-masing adalah menjadi tanggungjawab pengguna.

Kemudahan e-mel hendaklah digunakan secara aktif. Anda digalakkan membuka e-mel sbaik saja sampai ke pejabat atau sewaktu memulakan kerja pada waktu pagi. E-mel tersebut boleh dibiarkan aktif pada keseluruhan waktu kerja supaya e-mel yang dialamatkan kepada anda dapat sampai tepat pada masanya untuk diambil tindakan yang selanjutnya. Lakukan pemeriksaan ke atas kotak mel dalam jangkamasa waktu yang sesuai (contohnya pada setiap jam) sekiranya ada e-mel yang memerlukan anda membuat tindakan segera (contohnya menghadiri mesyuarat tergempar).

Anda harus menghadkan jumlah e-mel yang harus disimpan dalam kotak mel. Hapuskan e-mel yang difikirkan tidak perlu disimpan. Jika anda fikir e-mel itu akan dirujuk kemudian hari atau
untuk dijadikan bahan bukti, buatlah salinan e-mel tersebut pada sumber storan kedua seperti disket atau mencetaknya.

Anda haruslah sentiasa mengimbas fail dalam kotak mel dengan perisian anti-virus. Berwaspadalah kerana e-mel adalah cara paling mudah untuk menghantar virus dari sebuah komputer ke komputer yang lain. Anda juga hendaklah mempastikan fail yang akan dihantar melalui lampiran (attachment) bebas dari virus. Jika tidak, dengan cara tidak sengaja anda munkin telah menyebabkan virus itu merebak dengan meluas dan merumitkan langkah-langkah pembaikan.

E-mel juga munkin terdedah kepada pencerobohan atau dicapai oleh penceroboh (hackers). Berwaspadalah ketika menghantar atau menyimpan e-mel dalam kotak mel. E-mel seboleh-bolehnya tidak mengandungi maklumat rahsia yang boleh disalahgunakan untuk merosakkan anda, organisasi atau negara anda. E-mel yang sedemikian atau berbentuk peribadi hendaklah dipindahkan ke tempat yang lebih selamat dan tidak disyaki. Jangan tulis sesuatu di dalam kandungan e-mel sepertimana anda tidak mahu menulis sesuatu yang berbentuk rahsia dan peribadi di atas poskad.

MENYEDIA DAN MENGEDIT E-MEL

Berilah tumpuan kepada sesuatu perkara bagi setiap e-mel. Pastikan tajuk (subject) dan kandungan e-mel menyentuh perkara yang sama. E-mel yang bertajuk akan memudahkan penerima menentukan keutamaan ke atas mel-mel yang masuk ke dalam kotak melnya.

Tulislah e-mel seperti anda menulis secarabiasa dengan gabungan teks dalam huruf kecik dan huruf besar di tempat-tempat yang sesuai. Kandungan e-mel dalam huruf besar akan dianggap sebagai mesej berbentuk amaran.

Gunakan tandatangan (signature) bagi membolehkan penerima mendapat maklumat asas mengenai diri anda. Tandatangan hendaklah ringkas dan mengandungi maklumat nama, jawatan, alamat tempat kerja dan alamat e-mel.

Buang kandungan e-mel yang asal jika anda hanya ingin menjawab e-mel (reply) dengan hanya mengatakan anda bersetuju tanpa mengutarakan sebarang komen. Edit kandungan e-mel yang diterima dengan seringkas-ringkas munkin dengan memberi focus kepada perkara-perkara yang perlu dirujuk saja ketika menjawab.

Amalkan penggunaan fail lampiran ‘attachment file’ semasa penyediaan e-mel jika kandungan maklumat itu telah disimpan sebelum ini, seperti melampirkan fail minit mesyuarat. Walaubagaimanapun pastikan saiz fail itu tidak terlalu besar (tidak melebihi 1MB) untuk mengelakkan beban rangkaian semasa penghantaran e-mel itu. Jika saiz fail itu terlampau besar, pecahkan fail itu kepada fail-fail yang bersaiz lebih kecil dan buatlah penghantaran secara berasingan. Jika membuat attachment surat rasmi, sila pastikan bahawa format letterhead dan logo jabatan adalah sama seperti surat sebenar.

MENGHANTAR E-MEL

Anda perlu mengetahui akan undang-undang yang berkuatkuasa di Malaysia yang boleh dikaitkan dengan penyalahgunaan rangkaian internet. Elakkan dari melibatkan diri dari menggunakan kemudahan ini untuk tujuan menghasut, menfitnah, menghantar berita palsu, menerbit semula hakcipta atau aktiviti-aktiviti lain yang ditegah oleh undang-undang siber.

Pastikan dengan betul alamat e-mel yang hendak dihantar. Satu alamat e-mel boleh mewakili satu individu atau mewakili satu kumpulan individu. Salinan kepada (cc) boleh digunakan apabila e-mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain. Elakkan dari menggunakan bcc (blind cc) kerana seolah-olah anda ingin menyembunikan sesuatu atau anda mempunyai agenda tertentu. Bcc adalah e-mel yang disalinkan kepada seseorang, tanpa diketahui e-mel tersebut juga dihantar (to) atau disalinkan (cc) kepada orang lain.

Jika anda ingin memanjangkan e-mel yang diterima kepada individu lain, gunakan arahan forward tanpa mengedit kandungan e-mel asal. Jika anda ingin membuat komen peribadi, anda boleh masukkan komen itu di sebelah atas kandungan e-mel asal.

PENERIMAAN E-MEL

Sekiranya e-mel yang diterima adalah berbentuk rasmi contohnya panggilan ke mesyuarat, anda perlu memaklumkan kepada pengirim bahawa e-mel tersebut telah diterima. E-mel yang berbentuk pertanyaan atau memerlukan tindakan perlu dijawab dengan segera. Jika perkara tersebut masih dalam tindakan, anda boleh memaklumkan kepada pengirim tindakan yang telah diambil dan sekiranya ada perkembangan lanjut akan dimaklumkan kepada pengirim nama pegawai yang bertanggungjawab.

KESIMPULAN

Garispanduan dan etika ini diharap dapat dipatuhi sepenuhnya oleh semua peringkat pengguna bagi mewujudkan masyarakat bermaklumat yang bertanggungjawab, kompeten dan berkesan. Berbanggalah dengan kemudahan yang diberikan ini dan jadilah pengguna yang bijaksana untuk meningkatkan produktiviti jabatan secara keseluruhannya.

KUATKUASA
Surat Pekeliling Am ini adalah berkuatkuasa mulai tarikh ianya dikeluarkan.

‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’
(DATO’ HAJI AYUB BIN MION)
SETIASUAHA KERAJAAN JOHOR.
Bertarikh: 27 Jun 2001

Seterusnya, petikan di bawah boleh memberi informasi dari beberapa sudut. Artikel ini juga boleh dilayari di laman web Cyber Security di http://www.cybersecurity.my/en/knowledge_bank/news/2004/main/detail/829/index.html

Menjejak E-Mel fitnah

1st November 2004 (Harian Metro)

BY C Ramasamy

MyCERT mengesan 98 peratus kes dan membuktikan penulis tidak terlepas daripada tindakan
ADA dua perkara yang jelas dan pasti berkaitan 'Anwar' dan 'Asmah & The Gang'. Pertama, mereka tidak belajar daripada pengalaman orang lain. Dan kedua, mereka tidak memahami apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan apabila mengirim mel elektronik atau e-mel.

"Ramai pengguna internet yang menghantar e-mel tidak mengetahui hakikat ia adalah satu bentuk dokumentasi rasmi yang boleh digunakan sebagai bukti di mahkamah seandainya kandungan e-mel itu sensitif kepada orang lain. Lantaran, mereka memperkatakan apa saja dalam e-mel yang dikirim tanpa memikirkan kesannya pada kemudian hari," kata pakar perunding keselamatan teknologi maklumat (IT) sebuah syarikat swasta, Haniff Yaakob.

Menurutnya, kepopularan dan mitos e-mel, yang dilihat sebagai satu medium menyuarakan pendapat berkaitan apa jua isu tanpa batas sempadan, seringkali menyebabkan pengguna tidak menganggap e-mel sebagai dokumen 'hitam putih' sebagaimana surat atau memo.

"Berapa ramai antara kita yang berfikir dua kali sebelum mengarang e-mel atau 'foward' e-mel yang diterima daripada orang lain. Kita fikir dunia siber adalah sebebas-bebasnya. Kita mempunyai tanggapan kita boleh tulis apa saja, mengenai sesiapa saja dan tiada pihak boleh mengambil tindakan mengenainya," katanya.

Pengurus Pasukan Tindak Balas Kecemasan Komputer Malaysia (MyCERT), Solahuddin Shamsuddin berkata pandangan umum konon mereka boleh menulis apa saja dalam e-mel dan terlepas tanpa dikenakan tindakan adalah tidak betul dan perlu diubah.

"Persepsi itu tidak betul. Segala aktiviti yang dilakukan di alam siber ini seperti menghantar e-mel berunsur fitnah atau ugutan boleh dikenakan tindakan mengikut undang-undang siber di Malaysia," katanya.

Beliau berkata gejala e-mel fitnah adalah serius sebab "ia boleh membawa kesan buruk kepada mangsa secara mental dan fizikal."

"Secara tidak langsung, gejala ini juga mencemar perkembangan sektor teknologi maklumat dan komunikasi serta penggunaan internet di Malaysia. Gejala e-mel fitnah yang semakin meningkat sekarang juga menyebabkan ramai beranggapan internet mendatangkan keburukan dan memberi ruang kepada sesiapa untuk memfitnah, mengugut dan mengganggu orang lain," katanya.

Kebenaran yang dijelaskan Haniff dan Solahuddin itu kini mungkin sudah dipelajari 'Anwar' yang awal bulan lalu menghantar e-mel niat jahat menggunakan alamat tongsanchai@yahoo.com menyamakan Islam Hadhari dan politik wang dengan najis dan air kencing menerusi laman blog popular, 'Screenshots' kelolaan Jeff Ooi.

Menyedari buah fikirannya itu mengguris hati rakyat serta pemimpin negara dan e-melnya disiasat pihak berkuasa termasuk menghadapi kemungkinan ditahan mengikut Akta Keselamatan Dalam Negeri (ISA), juruteknik makmal di Hospital Universiti Kebangsaan Malaysia (HUKM) itu menghantar e-mel susulan meminta maaf secara terbuka.

"Merujuk kepada 'Islam Hadhari and Money Politik' pada laman web Screenshots, saya dengan ikhlas memohon maaf atas komen saya yang kurang teliti. Komen tersebut dibuat tanpa ada sebarang niat yang tidak baik.

"Saya juga menarik balik komen tersebut. Saya sungguh menyesal terhadap apa yang berlaku. Sebagai manusia biasa saya memang mempunyai sifat-sifat kelemahan.

"Oleh itu, saya akan lebih berhati-hati di masa akan datang agar kejadian yang serupa tidak berulang," kata 'Anwar.'

Begitupun, 'Anwar' mungkin terpaksa berdepan dengan proses undang-undang sekiranya Jabatan Peguam Negara, yang kini sedang mengkaji kertas siasatan polis terhadap 'Anwar', membuat keputusan untuk mendakwanya di mahkamah.

Tidak seperti 'Anwar', persoalan siapa sebenar 'Asmah & The Gang' yang menghantar e-mel fitnah Ogos lalu dengan matlamat merosakkan imej penyanyi popular negara, Siti Nurhaliza, masih belum diketahui umum.

Meskipun polis sudah menahan dan membebaskan seorang pensyarah lelaki, 27 September lalu, kerana dipercayai menyebarkan e-mel itu, namun ramai percaya dalang sebenar adalah orang lain.

Insiden yang berlaku selepas pemberkasan pensyarah itu menambah keyakinan umum 'Asmah & The Gang' hanya perlu menghitung hari sebelum diheret ke mahkamah dan berdepan dengan keperkasaan undang -undang.

Dalam e-mel itu, pengirimnya yang mendakwa kakitangan Astro, antara lain menyifatkan Siti Nurhaliza gila duit dan memaparkan dua imej berbeza - satu untuk media dan satu untuk kehidupan peribadi.

E-mel itu, seperti dijelaskan Solahuddin, tentunya memberi tekanan secara mental dan fizikal kepada Siti Nurhaliza.

Namun, 'Asmah & The Gang' pastinya lebih tertekan kerana tidak mungkin terfikir e-mel berkenaan akan mengheretnya ke dalam kancah yang diciptanya sendiri.

Dari satu segi, nasib 'Anwar' dan 'Asmah & The Gang' sebenarnya lebih baik terutama 'Anwar' kerana negara pernah menyaksikan empat orang ditahan mengikut Seksyen 73 ISA pada Ogos 1998 sebelum didakwa di mahkamah kerana menyebarkan khabar angin menerusi e-mel bertajuk 'Pembelian Parang oleh Orang Indonesia' yang mengisahkan konon warga asing berkenaan akan mengamuk di Chow Kit.

Pada Disember 2002, tiga kakitangan sebuah syarikat swasta diberkas polis kerana disyaki menyebar berita palsu menerusi e-mel mengenai rancangan serangan bom di berapa tempat tumpuan di ibu negara.

Kalaulah 'Anwar' dan 'Asmah & The Gang' mengambil iktibar daripada dua kejadian itu, mereka hari ini mungkin tidak perlu berhadapan dengan tindakan undang-undang.

Namun, ada orang percaya pengalaman sendiri adalah guru terbaik daripada belajar melalui pengalaman orang lain. 'Anwar' dan 'Asmah & The Gang' adalah antara golongan itu.

Haniff berkata di sebalik lingkaran dunia siber yang kelihatan serba tersembunyi, ramai juga tidak mengambil kira e-mel yang mereka kirim boleh dijejaki.

"Dengan teknologi yang ada hari ini, e-mel yang sudah dipadam pun boleh dikesan dan pengirimnya dikenakan tindakan. Ini pengguna internet perlu sentiasa sedar," katanya.